‘

‘Bir işe başlamak bitirmenin yarısıdır.’’ atasözümüz zor bir işin başlangıcında kullanılan güzel bir motivasyon sözüdür. Peki diğer yarısı nedir?

Her işte olduğu gibi bir işletmeyi kurmak ve ivme kazandırmak büyük cesaret ve yoğun bir emek gerektirir. Yeni bir iş kurma sürecine girildiğinde özel yaşantıdan, aile ilişkilerinden, eş-dost muhabbetlerinden, uykulardan, hafta sonu tatil programlarından fedakarlık yapmayı daha en başta göze alınmış olunur.

İşletmelerin kuruluş aşamasında kıt kaynaklarla yola çıkıldığından çalışan sayısı az tutulur. Genellikle yakın aile çevresinden insanlarla çalışılır. Bu durumda kurucu hem işinin patronu hem de yerine göre işçisidir. İşletmede işler yoluna girdikçe yeni çalışanlar istihdam edilmeye başlanır.

Çalışan sayısı başlarda az olduğundan işletmedeki çalışanlar arasında samimi bir atmosfer oluşur.  Yardımlaşma ve dayanışma havası içinde herkes her işin ucundan tutmaya ve birbirinin yardımına koşmaya çalışır. Beraber gülünür, beraber ağlanır ve aynı masanın etrafında ekmekler paylaşılarak yemekler yenir.

Başlangıç aşamasında henüz çalışanlar arasında  net bir görev dağılımı yapılmamış, işletmedeki organizasyon şeması belirlenmemiş ve ilişki ağı örgülenmemiştir.

Çalışan sayısının az, iş takibinin kolay olduğu başlangıç döneminde organizasyon yapısının oluşturulmamış, görev dağılımının netleştirilmemiş, yetki devrinin ve sorumluluk alanlarının belirlenmemiş olmasından doğan extra yükü kurucu ve yakınındakiler telafi etseler bile bu durum, zamanla işin içinden çıkılmaz bir hal alacaktır. Bununla birlikte kurucu, işletmenin büyümesi için harcayacağı enerjisinin önemli bir bölümünü günlük rutin işlere ayırmaya devam edeceğinden, işletmesinin varlığını sürdürmesi için hayati önemdeki vazifelerini aksatmak zorunda kalacaktır. Bu ise,  ailenin geçimini sağlamakla görevli aile ferdinin işe gidip para kazanması gerektiği zamanda gitmeyip bunun yerine evde çamaşır, bulaşık, ütü gibi işlerle uğraşması ve günün sonunda evdeki buzdolabı ve kilerin tamtakır kalması demek gibidir.

Ayrıca, yetki ve sorumluluk sınırlarının net olmaması zaman içinde oluşan olağan hata ve aksaklıklarda karşılıklı suçlamalara sebebiyet verir. Bu durum ise, karşılıklı güvenin sarsılmasına, işletme içinde huzursuz bir havanın oluşmasına, çalışanların hem birbirlerine hem işlerine hem de patronlarına karşı bağlılık duygularının azalmasına yol açar.

İşletme gemisi, başta kurucusu olmak üzere az bir kişiyle başlamış olduğu hayat yolculuğunun bu aşamasından itibaren omurgasında açılan delikten su almaya başlamış demektir. Öyleyse geminin yoluna devam edebilmesi, deniz aşırı menzillere ulaşabilmesi için ya delik açılmadan önce yada delik açıldıktan sonra gereken önlemleri almak gerekir.

İşte tam bu aşamada işi bitirmenin diğer yarısı diyebileceğimiz; işletmede kurumsallaşmaya gitmek gerekir.

Kurumsallaşma, genellikle işletme kurucuları tarafından tedirgin edici, korkutucu ve itici bir kelime olarak algılanır. 

Çünkü,

- Kurucular, binbir güçlükle kurdukları, el bebek gül bebek büyüterek bu günlere getirdikleri işletmelerini kurumsallaşma illüzyonu ile ellerinden kaçıracakları korkusunu yaşarlar ve duygusal tepki vererek ilk etapta reddederler.

- Kurumsallaşma ile işletme içindeki sınırsız güçlerini ve sözlü emir verme konforlarını kaybedeceklerini, işletme içi haberleşmede yazılı kültürün hakimiyet kazanması ile de lüzumsuz bir bürokrasi yükünün altına girme endişesi yaşarlar.

- İşletmesinin sürdürülebilirliği için kurumsallaşma önerildiğinde, kendisinin yetersiz, basiretsiz ve geri kaldığının ifade edilmesi anlamına geldiğini düşünürek komplekse girerler.

Halbuki, bir işletmenin kurumsallaşması kısaca; 

-İşletmede yapılacak işlerin çalışanlar arasında paylaştırılması, görev ve yetkilerin net olarak belirlenmesi ve yazılı hale getirilmesi,

- Personel sayısı, çalışma saatleri ve üretim-satış vb. gibi faaliyetlerin sayısal değerlerinin kayıt altına alınarak işletme hafızasının oluşturulması,  

- İşletme hafızasının verileri kapsamında daha objektif hedef ve stratejik plan çalışmalarının yapılabilmesi, 

- İşletmedeki ilişki ve haberleşme ağının oluşması, iş akışının netleşmesi ve kurumsal reflekslerin yerleşmesi;

-Can havliyle gösterilen tepkilerin, düşünmeden sarfedilen ve kalp kıran sözlerin, ayaküstü kapı aralığında alınan kararların önünün alınması ve işletme içi çatışmaların engellenmesi,  İşletme hayatının ve işletmedeki projelerin sürdürülebilirliğinin sağlanması,

-İşletme içinde katılımcı havanın, kararlarda ortak aklın, uygulamalarda ise sinerjinin oluşması neticesinde işletme verimliliğinin artması demektir.

En ideal kurumsallaşma, sahiplik ve yönetim pozisyonlarının birbirinden ayrılarak gerçekleştirilenidir. Patronun, işletmenin yönetimini işin ehli profesyonellere bırakmasıdır. Ceketini alıp gitmesi değildir.

Böylece;

- Kurucu/Patron, yönetimini bir sisteme bağladığı işletmesinin çay-şeker, kırtasiye, temizlik, yemek, geldi-gitti gibi günlük rutin işlerinden sıyrılarak, işletme ömrünü uzatacak, büyümenin önünü açacak, verimliliği arttıracak gelecek stratejilerine  zaman ve enerji ayırabilecek,

-Tedarik, Üretim, Satış ve Pazarlama, Teknoloji (IT), İnsan Kaynakları (İK), Müşteri İlişkileri (CRM) gibi güncel takip ve uzmanlık bilgisi gerektiren işletmenin hayati alanlarının yönetimi, yeterliliği ve yetkinliği olan ehil kişiler tarafından gerçekleştirilmiş olacaktır.

Kurumsallaşma, geçmişi yok saymak ve her şeyi yıkıp yeniden inşa etmek demek değildir. Dünün sahip olunan tecrübelerini ve değerlerini inkar etmeden, kazanımlarını da israf etmeden  ele alınan bir değişim sürecidir.

İşletmeler de canlılar gibi doğar, yaşar ve ölürler.

Kurucunun/Patronun kurumsallaşma kararı vererek, işletmesinin ‘‘Okyanus Midyesi gibi yüzyıllar süren uzun bir ömre’’ sahip olmasını belirleme gibi tarihi sorumluluğu vardır. Veya, kurumsallaşmama kararı vererek de, özverilerle kurduğu işletmesini ‘‘Kelebek ömrü gibi bir günlük kısa bir ömre’’ mahkum etme vebalini taşımak zorunda kalacaktır.

Aile işletmelerinin kurumsallaşması ise bir sonraki yazımın konusu olacaktır...